Будьте готовы к тому, что работы станет больше. Бумажные книжки потребуется перевести в электронный формат. И с этой целью уже в начале года Вы впервые сдадите в ПФР сведения о трудовой деятельности.
Заключите соглашение с ПФР.
В ноябре 2019 года региональными управлениями ПФР компаниям были разосланы письма, в которых предлагалось заключить соглашения об электронном обмене новыми документами о трудовой деятельности. Но многие поспешно отказались подписывать такие соглашения, считая, что фонд перекладывает на них свои обязанности.
- Такой шаг был опрометчив. Соглашение необходимо тем, кто с 2020 года будет передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Для этого вводится новая форма отчета СЗВ-ТД. Такой отчет впервые придется сдавать уже в феврале 2020 года. Так что если Ваш фонд предлагает заключить новое соглашение, не откладывайте это и сделайте прямо сейчас.
Уведомите работников о новых правилах.
- До 1 июля 2020 года компании должны уведомить сотрудников о том, что:
- -сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
- -работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.
- Если работники захотят сохранить бумажную трудовую, то работодатель должен продолжать заполнять книжку, как раньше, но при этом будет отправлять и электронные сведения в ПФР. Фактически всю информацию фирмы будут дублировать из трудовой книжки в фонд.
- О новых правилах сообщите всем работникам компании, в т. ч. дистанционным, если заполняете на них трудовые книжки (ст. 312.2 ТК РФ). Не забудьте о тех, кто долго отсутствует в офисе: декретницах, молодых мамах, сотрудниках в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору, и трудовые книжки на них Вы не заполняете.
- Разработайте бланк уведомления сами, т. к. унифицированной формы нет. Не затягивайте с уведомлением, отправьте его в начале 2020 года. Тогда у работников будет целый год, чтоб принять верное решение. До конца 2020 года работники должны подать письменное заявление работодателю о том, в каком виде они хотели бы, чтобы на них вели документы – обычную трудовую или выдавали сведения о работе по форме СЗИ-ТД.
- В уведомлении ПОПРОСИТЕ работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в феврале или марте. Если сотрудники согласятся, то Вам будет намного легче сразу обработать все заявления, а дальше заниматься только новичками. Но давить на персонал и требовать быстрого принятия решения – Вы не можете. Физлицо вправе определиться с порядком до конца 2020 года.
- Распечатайте уведомление в 2-х экземплярах. Один экземпляр отдайте работнику, а второй с его подписью оставьте себе. Если работник заявит, что не получал уведомление, у Вас будет доказательство того, что Вы письменно предупреждали об изменениях.
- Если Вам удастся убедить сотрудников отказаться от бумажных трудовых, то с 2021 года Вам не придется делать двойную работу. И тогда в начале 2021 года Вы передадите бумажную трудовую работнику и будете лишь отправлять электронные сведения в ПФР.
Разработайте бланки заявлений.
- Сделайте единые шаблоны заявлений для сотрудников и разошлите их вместе с уведомлением. Это нужно для того, чтобы не проверять за каждым работником результат его решения. Каждый выберет подходящий вариант в зависимости от того, оставляет он бумажную трудовую книжку или нет.
- Заявление о сохранении трудовой книжки.
- Заявление об отказе от трудовой книжки.
Проверьте бумажные трудовые книжки перед переходом на электронный формат.
Перед переходом на электронный формат трудовых книжек проверьте, правильно ли они заполнены. Все недочеты, которые найдете, исправьте. Если вовсе не заполняли книжку, внесите записи сейчас. С 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.
- Дополните личные сведения. Титульный лист трудовой книжки должен содержать верные сведения о сотруднике. Исправьте фамилию, если работница вышла замуж и сменила ее. Зачеркните старую и рядом впишите новую фамилию. На внутренней стороне обложки укажите, на основании какого документа внесли правки, поставьте дату, подпись и печать компании. Неверные личные сведения о сотруднике также исправьте в личной карточке.
- Если работник получил дополнительное образование, старую запись не зачеркивайте. Просто впишите новые сведения рядом. Вы должны указать все специальности через запятую, которые есть у сотрудника. Если они не помещаются, пусть работник в заявлении укажет, какие специальности внести в трудовую книжку.
- Исправьте сведения о работе. В разделе “Сведения о работе” ничего зачеркивать нельзя. Если нашли ошибку, укажите, что признаете запись недействительной, а затем впишите верный текст.
- Например, если Вы обнаружили, что вписали краткое название фирмы, исправьте запись. Строкой ниже в графе 3 укажите “Запись о наименовании организации недействительная”. Далее укажите полное наименование компании, а в скобках – краткое.
- Проверьте, чтобы должности в трудовой были без сокращения. Если нашли неполную запись, исправьте ее.
- Например, Вы вместо “менеджер по продажам” написали “менеджер”. Тогда строкой ниже поставьте порядковый номер и текущую дату. В графе 3 напишите так: “Запись за № 20 недействительна. Принят на должность менеджера по продажам”. В графе 4 укажите реквизиты приказа о приеме на работу.
- Внесите пропущенные записи. Чаще всего в трудовой книжке забывают отразить перевод работника на другую должность или в другое подразделение. Пропущенную запись внесите сразу, как обнаружили. После крайней записи поставьте следующий порядковый номер и текущую дату. В самой записи о переводе укажите дату перевода.
- Например, так: “Переведен с 01.08.2019 на должность главного бухгалтера”. В графе 4 укажите реквизиты приказа о переводе.
- Работу по совместительству отражать в трудовой книжке не обязательно (ст. 66 ТК РФ). Сделайте запись, если этого хочет работник. Запись о внешнем совместительстве внесите на основании приказа, который должен принести совместитель со второго места работы.
Поменяйте кадровые документы.
Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. Формулировки возьмите из новой ст. 66.1 ТК РФ (в ред. Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
- Обновите раздел “Прием на работу” в правилах внутреннего распорядка.
- Обновите раздел об обязанностях работодателя.
Ответы на часто задаваемые вопросы об электронных трудовых книжках.
- Где гарантия, что ПФР не потеряет сведения о стаже? Гарантий никаких нет. Но ПФР заверяет, что имеет высокий уровень защиты информационных систем. Взломать систему, изменить или уничтожить данные практически невозможно. ПФР хранит сведения о стаже в отдельных разделах на индивидуальных счетах работников. Вся информация с лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
- Как можно подтвердить места работы без трудовой? Сведения о трудовом стаже физлицо может подтвердить:
- в электронном виде: у работодателя, через личный кабинет ПФР или на сайте госуслуг;
- на бумаге: у работодателя, в ПФР или МФЦ.
По заявлению работника компания выдаст сведения в течение 3-х рабочих дней. Электронный формат будет подписан электронной подписью, а на бумажной версии поставят «живую» подпись.
- Какие сведения попадут в электронную книжку? С 2020 года бухгалтер будет направлять в ПФР сведения, которые заносит в бумажную трудовую. В электронные сведения войдет следующая информация:
- о физлице, как о работнике;
- о приеме на работу;
- о переводах на другую постоянную работу;
- об увольнении;
- об основаниях, по которым прекратили договор.
Значит, сведения в электронной книжке практически идентичны.
- Как работодателю выдавать сведения при увольнении?
- Сотрудники с бумажной трудовой книжкой по-прежнему будут получать ее при увольнении.
- У всех сотрудников должна быть электронная возможность:
- запрашивать сведения о трудовой деятельности;
- направлять работодателю заявление на электронную почту.
- Ответ работодателя на электронный запрос должен быть сделан не позднее 3-х рабочих дней. А сведения нужно выдать в день увольнения.
- Предоставляйте работнику сведения только о работе в Вашей компании. Информацию о работе в других компаниях сотрудник сможет получить в МФЦ, на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте ПФР.
Обратите внимание!Минтруд разработал новую форму СТД-Р, которую работодатели будут выдавать работникам при увольнении, если те откажутся от бумажной трудовой книжки.
- Какие документы требовать при приеме на работу?
- При найме сотрудников в 2020 году требуйте бумажные трудовые книжки. Тем, кто впервые устроится на работу, заведите трудовую по старым правилам.
- Сотрудникам, которые будут устраиваться на работу после 1 января 2021 года впервые, бумажные трудовые книжки НЕ заводите. У них будет только электронный трудовой стаж.
- Остальные сотрудники при приеме предъявят трудовую на бумаге, если захотели ее оставить, или сведения о трудовой деятельности, если от книжки на бумаге отказались.