Служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами ст. 167 ТК РФ и ст. 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:
- по проезду;
- по найму жилья;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
Обязательное документальное оформление командировки.
- Для документального оформления сотрудника в служебную поездку работодатель обязан:
- издать приказ (распоряжение), в котором должны быть указаны цель поездки и служебное задание;
- сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
- подготовить авансовый отчет;
- выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.
- Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько. Оформите приказ следующим образом:
- в шапке укажите полное наименование организации;
- впишите Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
- точно пропишите место назначения (куда направляется сотрудник);
- определите сроки служебной поездки;
- укажите цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).
Необязательные документы.
- Начиная с 08.01.2015, организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»). Документы для оформления командировки, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть.
- Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено.
- Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него и не отказываться, а просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.
Первичная документация
Оформление первичной учетной документации должно отвечать следующим стандартам (Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):
- Формы первичных документов утверждает руководитель организации.
- Компания вправе применять как унифицированные формы, так и разрабатывать их самостоятельно (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
- Вне зависимости от того, какие учетные документы применяет организация по оформлению командировочных расходов, свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
- Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. К обязательным реквизитам относятся:
- наименование регистра;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
- После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.
Оплата расходов сотрудника.
- К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА.
Напоминаем, что по нормам НК РФ, при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 руб. и при заграничной командировке в размере свыше 2500 руб. за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
- Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими документами.
- Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1), который сотрудник обязан предоставить в течение 3 дней по возвращению из командировки. В противном случае расходы ему не возместят.