Нотификация на шифровальные средства оформляется согласно требованиям Положения о нотификации (далее — Положение), установленным Решением Коллегии ЕЭК № 30 от 21 апреля 2015 года. К сожалению, некоторые представленные в нём формулировки сложны для понимания без специальных знаний в области криптографии, и заявители нередко получают отказ в регистрации нотификации.
Пример отказа Нотификации ФСБНиже рассмотрены типичные ситуации, приводящие к отказу в регистрации.
Неправильно оформленная доверенность
Если нотификацию подписывает уполномоченное лицо (не сам изготовитель), требуется предоставление доверенности, дающей право такому лицу оформлять нотификации от имени изготовителя. Доверенность должна наделять заявителя необходимыми полномочиями, должна быть нотариально заверена и легализована, переведена на русский язык.
Ошибки в оформлении доверенности чаще всего ведут к отказу в регистрации, самые распространенные из них:
В комплекте документов не представлена доверенность
В соответствии с пунктом 18 Положения о нотификации в согласующий орган для регистрации подается документ, подтверждающий полномочия лица на оформление нотификации, удостоверенный (легализованный) в порядке, установленном законодательством государства изготовителя. В случае уполномоченного лица это доверенность. Всегда следует внимательно проверять комплект документов, чтобы убедиться, что приложена действующая доверенность, указанная в п. 8 нотификации.
В некоторых случаях доверенность можно не прикладывать. Например, если нотификация подается не первый раз и доверенность уже имеется в распоряжении органа.
Перевод доверенности выполнен не в полном объеме
Доверенность, оформленная на иностранном языке, должна быть полностью переведена на русский язык. Переводу подлежат в том числе штампы о легализации. Перевод должен быть заверен в порядке, установленном законодательством государства-члена ЕАЭС, где производится регистрация.
Доверенность не наделяет заявителя необходимыми полномочиями
Полномочия, даваемые заявителю доверенностью, должны быть перечислены в ней явно и конкретно. Следует избегать общих фраз и неоднозначных формулировок (типа “права оформлять документы”), лучше точно указать, какие именно действия с какими документами имеет право выполнять уполномоченное лицо, в каких органах представлять интересы.
В документе не подтверждены полномочия подписавших его лиц
Лицо, подписавшее доверенность от имени производителя, должно иметь право подписывать соответствующие документы от лица компании. Существуют определенные нотариальные формулировки, которые подтверждают это.
Нотификация подписана лицом, которое не является уполномоченным на ее оформление
Такая ситуация может возникнуть, например, если доверенность выдана производителем на российское юридическое лицо, при этом нотификацию от имени этого юридического лица подписал не его руководитель. Если же сотрудник, подписавший нотификацию, наделен соответствующими полномочиями, нужно представить достаточные доказательства этого в регистрирующий орган.
Закончился срок действия доверенности
Обычно такая ситуация возникает, если доверенность была подана в орган ранее при оформлении другой нотификации. Всегда следите за сроком действия имеющихся доверенностей.
Подробнее об оформлении доверенности.
Несоответствие товара установленным требованиям
В соответствии с Положением нотификация оформляется однократно на однотипные товары из раздела 2.19 приложения 2 к Решению ЕЭК № 30 от 21.04.2015, принадлежащим к одной или нескольким категориям шифровальных средств.
Типичные ситуации, приводящие к отказу в регистрации:
Товар не попадает под действие приложения № 4 к Положению о нотификации или для ввоза вышеуказанного товара предусмотрен порядок, установленный разделами III и IV
Если в уведомлении об отказе встречается подобная формулировка, у регистрирующего органа есть основания полагать, что Ваш товар содержит лицензируемые шифровальные функции. Ввоз таких товаров в общем случае осуществляется на основании Лицензии Минпромторга.
При определенных условиях (временный ввоз, ввоз для собственных нужд и пр.) товар можно ввезти на основании Заключения ФСБ — его оформить проще, чем лицензию.
Содержащиеся в пунктах 1 и 2 нотификаций наименование и описание товаров не позволяют сделать вывод о их принадлежности к категориям, определенным разделом 2.19
Согласно примечанию к разделу 2.19 приложения 2 к решению ЕЭК №30 от 21.04.2015 в этот раздел могут быть отнесены товары, подходящие как по коду ТН ВЭД, так и по наименованию товара. Орган вправе не регистрировать нотификацию, если товар не подходит по одному из критериев (чаще всего, по коду; например, электронные кодовые замки обычно классифицируются в группе 83, отсутсвующей в разделе 2.19).
Нотификация оформлена на неоднотипные товары
Убедитесь, что Вы оформляете нотификацию на однотипные товары, как предписывает пункт 4 Положения, а не на похожие. Например, сервер модели S1 и медиасервер модели S2 — неоднотипные товары.
На товар имеется ранее зарегистрированная действующая нотификация
Проверьте Единый реестр нотификаций. Если на Ваш товар уже есть нотификация, то при ввозе (вывозе) товара Вы можете ее использовать.
Срок действия нотификации превышает срок действия ранее зарегистрированной нотификации, сведения о которой отражены в подпункте «а» пункта 4 нотификации
Срок действия нотификации не может превышать срок действия нотификации на шифровальное средство, которое содержится в составе товара. Например, ваш товар — компьютер со встроенной операционной системой Windows 7, на которую есть зарегистрированная нотификация RU0000000848, действительная до 01.01.2020. В таком случае не получится зарегистрировать нотификацию с окончанием срока действия позже данной даты.
Ошибки в заполнении формы документа
Нотификация имеет строго установленную форму, Положением о нотификации установлены общие требования по заполнению каждого ее пункта. Тем не менее, нередко возникают вопросы по правильному указанию информации, а при заполнении некоторых пунктов (2 и 4) требуются специальные знания в области шифрования и криптографии.
Так, часто встречаются следующие причины отказа в регистрации:
Не указаны криптографические функции (алгоритмы, протоколы) или указаны не в полном объеме
Согласно п. 8 Положения в пункте 4 нотификации указываются следующие сведения:
— наименования используемых шифровальных (криптографических) протоколов;
— наименования и назначения используемых в товаре криптографических алгоритмов (функций), максимальные длины всех используемых криптографических ключей;
— наименование и версия программного обеспечения;
— максимальная дальность беспроводного действия без усиления и ретрансляции в соответствии с техническими условиями изготовителя (в случае использования криптографического алгоритма (функции) в беспроводном радиоэлектронном оборудовании);
— шифровальная (криптографическая) функция, заблокированная изготовителем (при наличии).
Убедитесь, что Вы предоставили всю необходимую информацию о выполняемых шифровальных функциях товара. Корректное указание всех имеющихся алгоритмов с длинами ключей и используемых криптографических протоколов, конечно, требует доступа к технической документации на товар на достаточно глубоком уровне, а также специальных знаний в области криптографии.
В пункте 2 не представлено описание товара или представлено не в полном объеме
В пункте 2 нотификации указываются описание и назначение товара, а также назначение используемых в таком товаре шифровальных (криптографических) функций. Часто у регистрирующего органа возникает недопонимание из-за слишком краткого или недостаточно ясного описания товара. Также нередко заявители забывают указать, для чего в товаре используются те или иные криптографические функции.
Неверно определена категория товара согласно Приложению № 4 к Положению о Нотификации
Нотификация может быть оформлена только на товар, относящийся к одной или нескольким из 12 категорий шифровальных средств. Убедитесь, что Вы правильно определили категорию(и) товара, а также в том, что в товаре отсутствуют криптографические функции, относящиеся к другим, неуказанным категориям.
В качестве иллюстрации предположим, что в ответ на поданные документы вы получили отказ с такой формулировкой: “…в подпункте «а» пункта 4 нотификации установленная категория товара не соответствует указанным в пунктах 2, 4 его криптографическим функциям…”. Это значит, что вы неправильно подобрали категорию шифровальных криптографических средств для своего товара. Например, Вы пишете в пункте 2 нотификации, что товар содержит модуль беспроводной связи стандарта Wi-Fi (IEEE 802.11), а в пункте 4 не используете категории, предполагающие шифрование в рамках беспроводных каналов связи.
Указаны недостоверные криптографические характеристики товара
После проведения экспертизы у регистрирующего органа есть основания полагать, что указаны неверные характеристики товара (ошибочные, или не в полном объеме).
Убедитесь, что информация, которую указали Вы, совпадает тем, что заявляет о товаре его изготовитель (в технической документации, на своем официальном вебсайте и т.д.).
Заполнены поля, не предусмотренные Положением, или допущено изменение установленной формы
Нотификация оформляется по установленной форме, поэтому любые отклонения от порядка ее заполнения приведут к отказу в регистрации.
Например, вы столкнулись с такой формулировкой отказа: “…по результатам рассмотрения сообщаем, что нотификация оформлена с нарушением требований, установленных пунктом 2 приложения 2 к Положению… в частности, на представленном бланке нотификации заполнены поля, не предусмотренные Положением…”. Возможно, Вы дописали от себя какую-либо дополнительную информацию или поставили печать в непредусмотренном для этого месте.
Не указаны все необходимые реквизиты изготовителя или заявителя
Убедитесь, что Вы указали в п. 3 и п. 7 нотификации все необходимые сведения обо изготовителе и заявителе соответственно.
Ошибки при подаче документов на регистрацию
Даже если форма нотификации была составлена верно, а доверенность от изготовителя получена, заявитель получает отказ из-за технических ошибок или обычной невнимательности.
Такое случится, в частности, если:
Нотификация была подана только в одном экземпляре
Помните, что согласно пункту 18 Положения нотификация подается на регистрацию в двух экземплярах.
Не была представлена электронная копия нотификация
Убедитесь, что в комплект документов приложена электронная версия нотификации на цифровом носителе (CD-диск, флеш-карта). Форма электронной нотификации — Excel файл (формата .xls) со структурой согласно Приложению 1 к Положению.
Нотификация распечатана односторонней печатью
В соответствии с пунктом 16 Положения, при нехватке места на бланке должна использоваться оборотная сторона основного и каждого дополнительного листа, т.е. двусторонняя печать.
Поданная электронная копия нотификации не соответствует ее бумажному экземпляру
Убедитесь, что информация, указанная в нотификации и записанная на электронный носитель совпадает. В частности, адреса, телефоны, списки товаров должны совпадать.
Помните об особенностях программы Microsoft Excel, связанных с автоматическим форматированием ячеек, со скрытием части объемного текста в ячейках, а также об ограничениях на этот объем. Так, если ячейка, содержащая Идентификатор нотификации, отформатирована как число или по умолчанию, программа обрежет нули в начале Идентификатора. Кроме того, в разных версиях Excel существуют различные ограничения на максимальный объем текста в ячейке — лучше ориентироваться на минимальный объем, поддерживаемый старыми версиями, чтобы эксперты органа смогли корректно прочитать Ваш файл.
Причин и оснований для отказа в регистрации нотификаций множество, поэтому, сталкиваясь впервые с оформлением нотификации, сделать все правильно с первого раза довольно сложно, а разобраться с отказом в регистрации бывает еще сложнее. Не тратьте Ваше время и нервы, доверьтесь специалистам ВНЕШЭКСПОРТ: мы поможем Вам исправить допущенные ошибки и получить зарегистрированную нотификацию на Ваш товар.